Papierloses Büro

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Ich habe hier vor einiger Zeit mein Konzept der Datensicherung vorgestellt. Mein Datengrab setze ich ab sofort auch als „papierloses Büro“ ein. Rein zu privaten Zwecken, um die nach wie vor eingehende Flut an Papier und platzeinnehmende Ablage zu minimieren. Ab 2020 scanne ich meine Eingangspost und lege diese digital auf meinem Datenspeicher ab. Darauf habe ich von allen Geräten im Haushalt Zugriff.

Wer sich für dieses Thema interessiert sollte aber beachten:

Die rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten unterliegt mehrerer Vorgaben, die eine Privatperson meiner Meinung nach kaum erfüllen kann. Daher ist es nicht möglich, gänzlich auf Papier zu verzichten. Urkunden, Belege für die Steuererklärung oder andere „wichtige“ Dokumente sollten auch weiterhin (zusätzlich) im Original aufbewahrt werden.

Genau genommen spricht man daher besser von einem „papierarmen Büro“. Grundsätzlich digitalisiere ich ab sofort die eingehende Post und entscheide dann individuell, ob eine Archivierung des Originals notwendig oder sinnvoll erscheint. Es wird sich zeigen, wie groß der Anteil der Dokumente sein wird, den ich zusätzlich noch im Schrank ablege. Ich tippe mal auf 10 %.

Wie ich nun genau vorgehe beschreibe ich in diesem Artikel.


Folgende Schritte sind für die Digitalisierung notwendig. Über das + Zeichen erhälst Du weitere Details zum TOP

TOP 1Scan

Scannen der Eingangspost und automatisierte Ablage direkt auf dem Datenspeicher.

TOP 2Texterkennung und Umbennung der Datei

Das erzeugte PDF Dokument wird mittels OCR Software überarbeitet und die Datei anschließend anhand von Regeln umbenannt.

TOP 3Ablage in Ordnerstruktur

Aufbau einer sinnvollen Ordnerstruktur sowie Indexierung der Dokumente

TOP 4Vernichtung des Originals

Kann auf das Original verzichtet werden, wird es dem Aktenvernichter zugeführt. Andernfalls zusätzlich aufbewahrt.

TOP 1

Scan

Ich nutze schon seit einiger Zeit ein Brother Multifunktionsgerät, welches Dokumente in einem Durchgang beidseits scannen kann (VollDuplex). Auf meinem Datenspeicher habe ich für das Multifunktionsgerät einen eigenen Benutzer eingerichtet, der nur Zugriff auf einen Ordner hat. So kann ich mittels Kurzbefehl auf dem Gerät ein Dokument direkt auf den Datenspeicher scannen. Ohne Nutzung eines Computers. Ich muss nur noch vorher entscheiden, ob ich jeweils nur die Vorder-/ oder eben auch Rückseiten scannen will. 

Als Beispiel dient hier eine Kündigungsbestätigung für eine nicht mehr benötigte Versicherung. Das zweiseitige Dokument lasse ich über den ADF (Automatischer Dokumenteneinzug) verarbeiten, wobei mir in diesem Beispiel die Vorderseiten reichen. Der Drucker scannt in 300DPI Farbe ein und legt das PDF auf meinem Datenspeicher ab. Ich habe verschiedene DPI Formate probiert, aber in Bezug auf Qualität und das Verhältnis zur Dateigröße scheint mir dies das optimale Ergebnis. 

TOP 2

Texterkennung und Umbenennung

Auf dem Datenspeicher habe ich ein Skript angelegt, das stündlich in diesem Ordner nach Dateinamen sucht, die den Text „Scanbot“ enthalten. Nur diese (neuen) Dateien werden verarbeitet. Andere Dateien bleiben unberührt. So stelle ich sicher, dass eben nur die Neuzugänge überarbeitet werden und kein Kreislauf entsteht.

Die PDF Datei wird zunächst automatisch von einem OCR Programm (Texterkennung) überarbeitet. So hat man nicht nur ein Bild, sondern kann im Text suchen oder auch Wörter kopieren etc. Man hat also – vereinfacht ausgedrückt – eine Textdatei innerhalb der PDF Datei. Hier im Beispiel habe ich den Namen der Versicherung kopiert und in eine neue Textdatei eingefügt. Zur Demonstration. 

Im zweiten Schritt wird der Name der Datei geändert. Dies geschieht ebenfalls per Skript. Es sucht im Text nach dem Absendedatum sowie selbst definierbaren Begriffen, die dann für die Namensgebung genutzt werden. Dies funktioniert zu Beginn noch nicht so gut, aber die Trefferquote wird steigen, je mehr Begriffe man selbst vorgibt. Sehr zuverlässig ist die Datumserkennung. Selbst bei mehreren, im Text vorhandenen Datumsangaben hat er bisher das korrekte gewählt. Nach dem Skript sieht die neue Datei nun so aus. Es handelt sich um eine PDF/A-Datei, die für die Langzeitarchivierung vorgesehen ist. 

TOP 3

Ablage in Ordnerstruktur

Die digitale Kopie ist nun erstellt. Bleibt die Frage der Archivierung. Hierfür gibt es DMS (Dokumentenmanagementsysteme), die einem die meiste Arbeit abnehmen. Auch gibt es Skripte, die die erzeugten Dateien automatisch in Unterordner verschieben. 

Da ich eine langfristige Archivierung plane, bin ich kein Freund von der Abhängigkeit eines Softwareprogramms. Hier habe ich in der Vergangenheit immer wieder schlechte Erfahrungen gemacht. Die Software wird eingestellt, eine neue Version verträgt sich nicht mit meinem Betriebssystem, es ist nicht für alle Geräte eine App vorhanden, aus dem Kauf wird ein Abo Modell usw. 

Ich habe mich daher entschieden, eine einfache Ordnerstruktur zu nutzen und so unabhängig zu bleiben. Ich ziehe hierzu manuell die erzeugte Datei aus dem Scan Ordner und verschiebe sie in meine neu angelegte Ordnerstruktur. Hier hat man vielfältige Möglichkeiten. Ich beschränke mich auf Hauptordner (Rechnungen, Versicherungen etc.) und Unterordner mit Jahresangaben.

Diese Ordnerstruktur (meines NAS) habe ich auf meinem Mac im Finder (Dateienverwaltung) indexieren lassen. So kann ich nicht nur nach Dateinamen suchen, sondern auch nach Wörtern innerhalb der PDF Dokumente (daher ist die Texterkennung im Schritt vorher wichtig). Suche ich nach dem Wort „Vermögensschaden“ werden beide Dokumente (Kündigung und Bestätigung) angezeigt, obwohl dieses Wort nur im Text, nicht aber im Dateinamen vorkommt.

TOP 4

Vernichtung

Wie schon mehrfach erwähnt, bleibt jetzt zu entscheiden, ob das Original aufbewahrt werden muss. Ist dies nicht der Fall (ich erwarte eine Quote von 90% Vernichtung) wird das Dokument direkt nach der Verschiebung und Qualitätsprüfung (kurze Ansicht des fertigen Scans) durch einen Aktenvernichter gejagt. 

Hier gehe ich nicht einzeln vor, sondern scanne mehrere Posteingänge, lege sie zunächst beiseite und nach der gesammelten Ordnerablage wandern alle gebündelt in den Papiermüll. 

So bleibt nur ein kleiner Haufen Schnipsel übrig, den man bedenkenlos im Müll entsorgen kann. Die Anzahl der Aktenordner im Schrank bleibt so für die Zukunft auch überschaubar. 

Wichtig

An dieser Stelle sei erwähnt, dass für diese Vorgehensweise ein gutes Konzept für die Datensicherung vorhanden sein sollte. Dies habe ich im anderen Artikel zu meinem Datengrab mehrfach erwähnt. Frei nach dem Motto:

Kein BACKUP

Kein MITLEID

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